Hausverwaltungen und ihre Kernaufgaben
Immer wieder kommt es zu Missverständnissen, wenn es darum geht, die Hausverwaltung von dem Facility Management und den Hausmeistertätigkeiten abzugrenzen. Kurz gesagt: Welche Aufgaben haben Hausverwaltungen eigentlich? Dies kann vereinfacht dadurch erklärt werden, dass die administrativen Tätigkeiten den Hausverwaltungen und die praktischen Tätigkeiten den Hausmeistern zugeordnet werden.
Welche Aufgaben übernimmt die (Haus-)Verwaltung im Detail und welche Vorteile bietet sie Eigentümern und Mietern? Diesen Kernpunkten widmen wir uns im Folgenden.
Das Aufgabenfeld der Hausverwaltung
Grundsätzlich übernehmen die Hausverwaltungen alle administrativen Aufgaben rund um die Verwaltung und Instandhaltung der Wohneinheiten. Hierbei ist es unerheblich, ob die Einheiten von den Eigentümern selbst oder von Mietern bewohnt werden. Die Verwaltung nimmt den Eigentümern die Betreuung der Objekte und die Abrechnungen ab. Sie ist zudem Ansprechpartner für die Mieter und koordiniert nötige Reparaturarbeiten. Zudem beschäftigt die Hausverwaltung die Hausmeister und bei größeren Verwaltungen auch eigene Handwerker.
Die Verwaltungen übernehmen sämtliche Aufgaben rund um die Neuvermietung, die Wohnungsabnahme und die Mieterbetreuung. Zudem erstellt sie Mietenabrechnungen, Betriebskostenabrechnungen und Heizkostenabrechnungen. Sie übernimmt die Mietenabrechnungen und die Anpassung des Mietzinses. Weiterhin vergibt die Verwaltung die Aufträge für die nötigen Reparaturen und setzt den Hausmeister im Objekt ein. Die Aufgaben in diesem Tätigkeitsfeld sind vielseitig.
Welche Vorteile bieten Hausverwaltungen den Eigentümern und der Eigentümergemeinschaft?
Eigentümer profitieren bei dem Einsatz einer Hausverwaltung davon, dass alle Aufgaben von einem zuständigen Profi erledigt werden. Die Mitarbeiter sind Ansprechpartner für Eigentümer und Mieter. Der Einsatz ist möglich bei Eigentumswohnungen, Ein- oder Zweifamilienhäusern oder auch Mehrfamilienhäusern bis hin zu ganzen Gebäudekomplexen. Eine der Hauptaufgaben ist dabei, dass insbesondere bei Mehrfamilienhäusern und Komplexen auf ein einheitliches Erscheinungsbild geachtet wird.
Hausmeister werden üblicherweise eingesetzt, um als Sprachrohr zwischen Verwaltung und Bewohnern der Einheiten zu dienen. Sie können sich mögliche Problemstellungen vor Ort ansehen und gemeinsam mit der Hausverwaltung nötige Reparaturen koordinieren. Die Eigentümer haben die Gewissheit, dass die Verwaltungen kostenoptimiert arbeiten und zudem die gesetzlichen Vorgaben aus dem Mietrecht eingehalten werden. Bei Eigentümergemeinschaften wird ein einheitlich gesetzter Rahmen festgelegt. Neue Projekte bedürfen der Abstimmung bei der Eigentümerversammlung. Sollen beispielsweise die Balkone erneuert oder die Hauswände gedämmt werden, so wird dies durch die Eigentümer geprüft und dann erst in Auftrag gegeben.
Welche Vorteile bieten Hausverwaltungen für die Mieter?
Auch für die Mieter bieten Verwaltungen einige Vorteile. In der Regel bieten die Öffnungs- und Sprechzeiten mehr Möglichkeiten für eine verlässliche Kontaktaufnahme. So haben die Mieter schneller einen kompetenten Ansprechpartner für das Anliegen. Handelt es sich beispielsweise um Fragen zur Nebenkostenabrechnung, so können diese von dem zuständigen Sachbearbeiter in vielen Fällen schneller beantwortet werden. Dieser hat die Abrechnung möglicherweise selbst erstellt, ist aber definitiv mehr mit der Thematik vertraut als viele Eigentümer.
Rund um nötige Reparaturen kann die Verwaltung meist auch schneller weiterhelfen. Sie kann den Hausmeister zur ersten Lageeinschätzung schicken und anhand seiner Angaben die entsprechenden Handwerker beauftragen. Der Vorteil ist auch hier, dass eine hohe Erreichbarkeit gegeben ist und der Eigentümer entlastet wird. Zudem haben die Verwaltungen meist einen Pool von Handwerkern, die flexibel und zeitnah reagieren. Der Mieter oder der Eigentümer müsste bei einer selbstständigen Beauftragung eventuell länger auf einen Termin warten.
Sollten sich Hausverwaltungen in der gleichen Stadt wie die Objekte befinden?
In der Regel ist es nicht zwingend notwendig, dass sich die Hausverwaltung in der gleichen Stadt wie das Objekt befindet. Allerdings kann es Vorteile bieten, wenn eine gewisse Ortsnähe vorhanden ist. Befindet sich die Verwaltung beispielsweise in Dortmund, so kann diese auch die eigenen Mitarbeiter schneller einmal nach Kamen, Bergkamen oder Unna schicken. Aber auch Witten, Herne und Bochum liegen in einem guten Umkreis, wenn sich die Verwaltungen in Dortmund befinden sollten.
Der lokale Faktor ist beispielsweise bei der Zusammenarbeit mit örtlichen Handwerksbetrieben wichtig. Im Lauf der Zeit kennen sich die Mitarbeiter beider Unternehmen und wissen die Verlässlichkeit gegenseitig zu schätzen. Hierdurch können kleinere und größere Arbeiten flexibler Vergeben und koordiniert werden. Bei einem Reparaturfall in der Wohnung können Mitarbeiter aus der Hausverwaltung und des Handwerksbetriebes sich vor Ort zur ersten Lageeinschätzung treffen. Für Mieter und Eigentümer zeigt dies, dass sie sich auf ihre Ansprechpartner verlassen können und dort gut aufgehoben sind.
Fazit
Hausverwaltungen übernehmen vielseitige Aufgaben rund um die Instandhaltung eines Objektes und die optimale Betreuung der Eigentümer und Mieter. Sie dienen als Schaltzentrale für administrative Aufgaben und die Koordination von auszuführenden Arbeiten und Reparaturen. Eine örtliche Nähe zur Verwaltung ist sinnvoll. Die Mitarbeiter haben häufig vor Ort Kontakte zu Handwerksbetrieben und kann so schneller an Termine kommen. Um die Beauftragung zu erleichtern und das Objekt vor Ort gut betreut zu wissen, werden zumeist zusätzlich Hausmeister eingesetzt.
Für Mieter bietet die Verwaltung den Vorteil, dass sie einen Ansprechpartner haben, den sie gut erreichen können. Die Eigentümer hingegen wissen, dass sich die Mitarbeiter der Hausverwaltungen um die Mieter und die vielseitigen Anliegen kümmern. Sie werden dadurch entlastet, da sie selbst oftmals nicht vor Ort sind. Weiterhin erstellen die Verwaltungen die Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen, übernehmen die Anpassung des Mietzinses und die Wohnungsabnahme. Außerdem arbeiten die Unternehmen in der Regel kostensparend.
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